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La Società, come Datore di lavoro, è responsabile per il trattamento dei tuoi Dati Personali nella misura in cui stabilisce le finalità e le modalità per le quali vengono processati, agendo quindi come “Titolare” ai sensi della normativa sulla protezione dei dati vigente (Regolamento UE 679/2016, Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali e Decreto Legislativo 196/2003 e s.m.i., Codice della Protezione dei Dati Personali). In questa informativa, i termini “Noi”, “Nostri/Nostro” sono riferiti alla Società.

Ti invitiamo a leggere attentamente la presente informativa, che stabilisce con quali finalità sono trattati i tuoi Dati Personal e spiega quali sono i tuoi diritti e i nostri doverli nel farlo.

Per qualsiasi ulteriore informazione o chiarimento relativo al trattamento dei tuoi Dati Personali, ti invitiamo a contattare l’ufficio Risorse Umane.

Quali sono i Dati Personali che trattiamo

In molti casi le tue informazioni sono state fornite direttamente da te, ma può accadere che alcune siano state ottenute indirettamente tramite Terze Parti.

Potremmo dover trattare diversi tuoi Dati Personali, fra i quali rientrano:

–              Le tue informazioni personali generali: nome, cognome, genere, data e luogo di nascita, nazionalità, estremi della Carta di Identità e del Passaporto, codice fiscale, indirizzi postali e/o email, numero di telefono fisso o mobile, dati relativi all’autovettura e numeri di contatto in caso d’emergenza;

–              Informazioni sulla tua famiglia: stato coniugale, numero di figli o composizione dello stato di famiglia;

–              Informazioni sulla tua retribuzione: contratto collettivo applicato, livello salarialefisso,variabile e suo ammontare, anni di anzianità, informazioni sulle spese sostenute, informazioni assicurative e/o altri premi analoghi, titoli pensionistici, dettagli sul conto corrente bancario, codice fiscale;

–              Informazioni sui livelli scolastici ed esperienza professionale: storico delle esperienze scolastiche e professionali pregresse e/o altre informazioni desunte dal CV, qualifiche professionali laddove previste per legge, informazioni necessarie per completare l’analisi del profilo generale del candidato, piani di sviluppo carriera o di sviluppo formativo, programmi di valutazione della prestazionee di determinazione degli obiettivi;

–              Informazioni relative alla tua funzione: riferimenti del datore di lavoro, unità, dipartimento o funzione di appartenenza, organigramma gerarchico, date di impiego quali data di assunzione, promozione, cambi di ruolo, report ore lavorative, schede di valutazione della performance, valutazione su valori e comportamenti, titolo della posizione ricoperta, informazioni relative ad assenze per malattia o ferie, capacità linguistiche, autovalutazioni, prospettive di carriera;

–              Informazioni relative agli identificativi informatici: login, accessi, password, numero di badge, indirizzo IP, cookies, log, tempi di accesso e di connessione, immagini o suoni registrati da telecamere di sorveglianza;

–              Informazioni relative al sistema previdenziale*: codice fiscale, dettagli assicurativi, permessi per malattia o maternità, disabilità) [informazioni fornite tramite Istituti di Previdenza sociale o altri enti pubblici o autorità preposte];

–              Solo laddove permesso dalla legge e strettamente necessario per le finalità del trattamento, potrebbero essere trattate anche alcune tue Informazioni Particolari quali informazioni mediche o sul tuo stato di salute in generale; informazioni giudiziarie o relative ad indagini penali in corso (a titolo esemplificativoidentificazione di persone coinvolte in indagini in qualità di imputati o convenuti ed ogni altra informazione e/o documentazione riguardo la natura del procedimento quali date, multe o sanzioni comminate, periodi di detenzione) [informazioni in parte raccolte attraverso Terze Parti quali specialisti in indagini forense]; iscrizioni a gruppi sindacali, dati relativi a reclami presentati per mobbing o altri tipi di molestie);

–              La tua immagine in formato fotografico; e

–              più in generale, informazioni circa le attività da te condotte nell’esecuzione della tua prestazione professionale.

1             Per quali finalità sono trattati i tuoi Dati Personali

1.1         Base giuridica del trattamento

Noi non tratteremo i tuoi Dati Personali se non è previsto o giustificato dalla legge per quella specifica finalità. Per questo motivo, tratteremo i tuoi Dati Personali solo se:

–              il trattamento è necessario per adempiere a nostre obbligazioni contrattuali nei tuoi confronti;

–              il trattamento è necessario per adempiere ad obblighi di legge o regolatori;

–              il trattamento è necessario per proteggere tuoi interessi o diritti fondamentali o quelli di altre persone; oppure

–              il trattamento è necessario per perseguire nostri legittimi interessi e non ledono in alcuna misura i tuoi interessi, i tuoi diritti fondamentali o la tua libertà. Considera che, laddove trattiamo i tuoi Dati Personali attraverso questo criterio, cerchiamo sempre di mantenere un bilanciamento fra i nostri legittimi interessi e la tua riservatezza.

Ti forniamo alcuni esempi di “legittimi interessi” che possono essere rilevanti quando trattiamo i tuoi Dati Personali:

o    beneficiare di alcuni servizi forniti da soggetti terzi (ad esempio usare le piattaforme di società esterne per processare i dati);

o    poter offrire ai nostri clienti un prodotto o un servizio completo (ad esempio comunicare i dettagli di contatto di un nostro dipendente segnalando che è il punto di contatto all’interno della nostro organizzazione);

o    prevenire frodi o altri crimini, utilizzi scorretti di nostri prodotti o servizi così come di ogni dispositivo o strumento informatico fornito in dotazione;

o    garantire la possibilità di cedere a terzi parte dei nostri assets o dei nostril business, o consentire di acquisire da terzi altri business o assets;

o    raggiungere i nostri obiettivi rispetto alla responsabilità sociale e societaria.

1.2         Finalità del trattamento

Ci teniamo a precisarti che tratteremo i tuoi Dati Personali solo per scopi specifici, così come tratteremo solo i Dati Personali che sono rilevanti per raggiungere tale finalità.

Nello specifico, tratteremo i tuoi Dati Personali per queste finalità:

–              intraprendere attività di reclutamento;

–              compiere attività di amministrazione del personale (gestione delle presenze e delle assenze, gestione dei cedolini mensili, creazione e mantenimento di elenchi dei dipendenti, gestione di trasferte e note spese);

–              svolgere attività preparatorie o necessarie per dare attuazione a obblighi contrattuali;

–              formazione del personale e gestione dello sviluppo delle competenze professionali;

–              gestione delle paghe (come la gestione della retribuzione e altri benefici contrattuali, pensioni e piani di risparmio, benefici per le famiglie, note spese aziendali);

–              operare le trattenute sindacali;

–              eseguire analisi sulle prestazioni professionali (quali valutazioni, promozioni, pianificazione della carriera e della successione, gestione del personale e del talento);

–              monitoraggio e sorveglianzadei luoghi di lavoro;

–              gestione delle infrastrutture IT  e di Information Security (incluso monitoraggio e sorveglianza di dispositivi elettronici, Internet, e-mail e altri dispositivi aziendali concessi in dotazione);

–              mantenimento di registri e database;

–              invio di comunicazioni, ad esempio quelle relative ad iniziative global, oppure quelle di emergenza;

–              trattamento dei reclami interni relativi ad atti di mobbing, molestie (anche verbali) e condotte indesiderate di carattere sessuale;

–              condurre valutazioni dei rischi per la salute nel luogo di lavoro;

–              gestione di eventuali azioni disciplinari o procedimenti giudiziari;

–              assicurare la conformità con la legge, anche con la relativa reportistica necessaria (come gli adempimenti relativi alle imposte sul reddito e alle detrazioni fiscali, gestire presunti casi di condotta scorretta o frode, condurre verifiche, preparare la difesa legale in caso di contenzioso);

–              assicurare la continuità del business;

–              gestire fusioni e acquisizioni che coinvolgono la nostra azienda; e

–              qualsiasi altro scopo imposto dalla legge e dalle autorità.

2             Chi accederà ai tuoi Dati Personali e a chi saranno trasferiti

Noi non venderemo, condivideremo, o trasferiremo altrimenti i tuoi Dati Personali a terze parti ad eccezione di quelle che indichiamo in questa informativa e che sono riportate qui di seguito:

  • Nostro personale incaricato di svolgere le attività di cui alle precedenti finalità di trattamento (includendo fra questi anche il personale di altre società che fanno parte del Gruppo;
  • Nostri fornitori che erogano alla Società servizi e/o prodotti;
  • Nostri fornitori che erogano alla Società servizi relativi alla gestione di paghe e contributi, ai sistemi informatici e di cloud o di database, nonché nostri consulenti esterni;
  • Ogni altra Terza Parte al quale cediamo o trasferiamo nostri diritti e/o obbligazioni; e
  • I nostri consulenti e legali esterni utilizzati per le operazioni societarie straordinarie.

Le Terze Parti sopra richiamate sono obbligate a livello contrattuale a garantire un livello di protezione e confidenzialità dei tuoi Dati Personali tale da rispettare ogni obbligo normativo.

I tuoi Dati Personali potranno essere altresì trasferiti o messi a disposizione ad organi regolatori, enti, corti di giustizia e/o autorità nazionali e/o internazionali laddove questo ci sia richiesto da una legge o da un regolamento o richiesto direttamente da uno degli organi sopra richiamati.

I Dati Personali che raccogliamo potrebbero altresì essere trattati, resi accessibili o archiviati in un Paese terzo rispetto a quello della sede della Società, che potrebbe non offrire lo stesso livello di protezione dei Dati Personali. Nel caso in cui noi dovessimo trasferire i tuoi Dati Personali a società esterne appartenenti ad altre giurisdizioni, garantiremo che il livello di protezione dei tuoi Dati Personali sia comunque garantito.

3             Come vengono protetti i tuoi Dati Personali

Abbiamo predisposto adeguate misure tecniche e organizzative per assicurare un livello adeguato di protezione e riservatezza dei tuoi Dati Personali.

Questo è fatto per proteggere i tuoi Dati Personali contro distruzioni, alterazioni, perdite accidentali o accessi non autorizzati o ogni altra forma illegittima di trattamento degli stessi.

Quindi, quando trattiamo i tuoi dati, noi ci impegniamo a:

–              Raccogliere e trattare solo i dati che sono necessari, adeguati, rilevanti e non eccessivi rispetto alle finalità che devono essere raggiunte; e

–              Assicurare che i tuoi Dati Personali siano sempre aggiornati e accurati.

Per quest’ultimo motivo, noi potremmo richiederti di confermarci i Dati Personali che al momento abbiamo. Sei anche invitato ad indicarci spontaneamente ad informarci in caso di modifiche ai tuoi dati in modo da poterti assicurare che i dati siano sempre aggiornati.

4             Per quanto tempo conserveremo i tuoi Dati Personali

Conserveremo i tuoi Dati Personali per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per i quali sono stati sono stati raccolti, o alternativamente per il tempo richiesto dalle normative vigenti o da requisiti regolatori.

5             Quali sono i tuoi diritti e come puoi esercitarli

Puoi esercitare i diritti di seguito riportati secondo le condizioni e i limiti posti dalla normativa vigente:

  • Il diritto di accesso ai tuoi Dati Personali (articolo 15 Regolamento UE 679/2016) come da Noi trattati, e, se ritieni che le informazioni che abbiamo siano errate, obsolete o incomplete, il diritto di vederle corrette e aggiornate (articolo 16 Regolamento);
  • il diritto di opporsi, in tutto o in parte, al trattamento dei Dati Personali (articolo 21 Regolamento); e
  • il diritto di richiedere la portabilità dei Dati Personali (articolo 20 Regolamento), ovvero che i Dati personali che ci hai fornito siano restituiti o trasferiti alla persona di tua scelta, in un formato strutturato, comunemente usato e leggibile da un pc o altro dispositivo elettronico, senza ostacoli e soggetti al tuo obblighi di riservatezza

Se hai dubbi a riguardo o vuoi esercitare i tuoi diritti, puoi mandare una email a humanresources@oldrati.como contattare l’Ufficio Risorse Umane al numero 035 9160444.

Ad ogni modo, hai anche il diritto di presentare un reclamo formale all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.

6             Come sarò informato sulle modifiche alla Nostra Privacy Policy

Qualsiasi cambiamento futuro o modifica alle modalità di trattamento dei tuoi dati, così come descritti in questa informativa, ti saranno comunicati attraverso i consueti canali di comunicazione aziendale (ad esempio email o comunicazione nella nostra intranet).